Cara Menggunakan Aplikasi Kasir Online KAWN
Setelah Anda melakukan pengaturan perangkat kasir, langkah selanjutnya yang perlu Anda lakukan adalah menggunakan aplikasi kasir online KAWN dengan baik dan benar.
Terdapat beberapa topik bahasan mengenai tata cara menggunakan aplikasi kasir online KAWN oleh petugas kasir Anda:
- Cara memulai shift kerja dan melakukan sinkronisasi data.
- Cara mencetak struk bagian kasir, checker dan dapur.
- Cara melakukan pembayaran dengan berbagai metode.
- Cara membuat order baru dan pindah dari satu order ke order lain.
- Cara menerapkan surcharge pada pesanan.
- Cara menonaktifkan produk yang tidak tersedia.
- Cara mencetak ulang struk transaksi yang sudah selesai.
Semoga materi ini memberikan kemudahan bagi Anda untuk bekerja bersama KAWN POS.
1. Cara memulai shift dan melakukan sinkronisasi data.
Bagi Anda seorang karyawan, baik itu kasir maupun manajer wajib melakukan pergantian shift sebelum bertugas. Proses pergantian shift juga harus dibarengi dengan melakukan proses sinkronisasi data.
Berikut KAWN jabarkan langkah demi langkahnya:
- Akses dasbor kasir KAWN di komputer tablet.
- Pada bagian kanan atas klik tombol "ganti user" untuk memulai shift Anda.
- Setelah Anda klik "ganti user" Anda akan diarahkan kepada halaman baru untuk "cari nama" Anda, kemudian masukkan "pin user", setelah kedua data tersebut dimasukkan maka Anda akan kembali ke halaman dasbor utama.
- Setelah Anda kembali ke halaman dasbor utama, Anda dapat klik tanda gear "pengaturan" pada pojok kanan atas untuk melakukan proses sinkronisasi data.
- Pada bagian headline tertera informasi mengenai nama karyawan yang incharge dan data bisnis terakhir yang diinput oleh karyawan yang bersangkutan.
- Klik "sinkronisasi data" pada bagian sisi kanan atas, kemudian Anda akan diarahkan pada halaman baru.
- Halaman baru tersebut berisikan tanda "putar" yang harus Anda klik semua untuk melakukan proses sinkronisasi data, pastikan pada saat melakukan sinkronisasi data koneksi internet Anda sudah aktif.
- Tunggu sampai proses sinkronisasi data selesai sampai tanda "putar" berubah menjadi tanda "ceklis".
2. Cara mencetak struk bagian kasir, checker dan dapur.
Aplikasi kasir online KAWN memiliki fitur untuk melakukan cetak struk agar memudahkan kasir, pelayan dan koki melakukan koordinasi pekerjaan. Adapun terdapat 2 jenis struk yang dapat dicetak oleh KAWN:
- Order Checker Struk - Struk yang berisi rincian menu yang dipesan oleh pelanggan yang ditempel di meja pelanggan guna membantu pelayan melakukan pengecekan detail pesanan.
- Floor Checker Struk - Struk yang berisi rincian menu yang dipesan oleh pelanggan yang ditempel di dapur guna membantu koki melakukan pengecekan detail pesanan yang harus diproduksi.
Pada bagian ini, Anda akan kami pandu untuk melakukan pencetakan order checker struk dan floor checker struk pesanan. Selamat mencoba!
- Akses dasbor kasir KAWN di komputer tablet.
- Pada bagian kanan atas klik tombol "ganti user" untuk memulai shift Anda.
- Setelah Anda klik "ganti user" Anda akan diarahkan kepada halaman baru untuk "cari nama" Anda, kemudian masukkan "pin user", setelah kedua data tersebut dimasukkan maka Anda akan kembali ke halaman dasbor utama.
- Setelah Anda kembali ke halaman dasbor utama, Anda dapat klik tanda gear "pengaturan" pada pojok kanan atas untuk melakukan fitur “order checker” dan "floor checker".
- Pada halaman dasbor "pengaturan" Anda dapat geser "toggle" aktif "order checker" kemudian pilih "kasir".
- Pada halaman dasbor "pengaturan" Anda dapat geser "toggle" aktif "floor checker" kemudian pilih "dapur".
- Setelah Anda melakukan aksi pada poin 5 dan 6, Anda dapat kembali ke dasbor utama untuk klik "mulai jualan" pada bagian pojok kanan bawah.
- Setelah Anda klik "mulai jualan" Anda akan masuk ke halaman dasbor "order" lalu aksi selanjutnya adalah pastikan Anda sudah membuat "order baru".
- Setelah Anda membuat "order baru" maka langkah selanjutnya adalah dengan pilih menu hidangan sesuai yang dipesan oleh pelanggan.
- Setelah semua menu hidangan sudah dipesan, maka pada bagian kiri bawah terdapat pilih "cetak".
- Setelah klik "cetak" Anda akan dihadapkan pada pop up halaman "cetak struk" lalu Anda pilih "item".
- Pilih "item" kemudian Anda dihadapkan pada halaman dasbor "cetak item", langkah selanjutnya Anda dapat ceklis "checker" apabila ingin mencetak struk checker di meja pelanggan dan ceklis "dapur" jika ingin mencetak struk checker di dapur.
- Langkah terakhir adalah Anda dapat klik "cetak item" untuk mencetak struk ke printer thermal, sebelumnya pastikan printer sudah terkoneksi dengan KAWN POS.
3. Cara Melakukan Pembayaran Dengan Berbagai Metode
Melakukan pembayaran pesanan pelanggan di aplikasi kasir online KAWN dapat dilakukan, baik dengan cara tunai maupun non tunai. Beberapa alternatif pembayaran tersebut adalah:
- Tunai
- Kredit
- Debit
- E-Money/E-Wallet
- Voucher
Tahap pertama yang harus dilakukan untuk memulai proses pembayaran dengan berbagai macam metode adalah:
- Akses dasbor kasir KAWN di komputer tablet Anda.
- Pilih fitur "mulai jualan" pada bagian pojok kanan bawah.
- Setelah Anda klik "mulai jualan" Anda akan diharuskan untuk membuat order sesuai dengan permintaan pelanggan.
- Setelah semua order dicatat, maka langkah selanjutnya klik "bayar".
Pembayaran Tunai
- Setelah Anda klik “bayar” maka Anda akan diarahkan ke halaman dasbor utama pembayaran.
- Pada bagian panel kanan atas terdapat berbagai pilihan metode pembayaran, Anda dapat pilih “Tunai”.
- Masukkan nominal uang yang diberikan oleh pelanggan dan pastikan jumlah uang tunai yang diberikan sudah mencukupi dengan total tagihan.
- Apabila pelanggan ingin membagi tagihan menjadi beberapa bagian, maka Anda dapat pilih “split payment”.
- Setelah semua proses dilakukan, langkah terakhir adalah klik “bayar” .
Pembayaran Kartu Kredit
Pada langkah ini pastikan Anda dan pelanggan sudah melakukan proses pembayaran terlebih dahulu di mesin EDC, sebelum mencatat proses pembayaran melalui aplikasi kasir online KAWN.
- Setelah klik "bayar" Anda akan diarahkan ke halaman dasbor utama pembayaran.
- Pada bagian panel kanan atas terdapat berbagai pilihan metode pembayaran, Anda dapat pilih "kredit".
- Pilih bank penerbit kartu kredit pelanggan, kemudian masukkan total tagihan pelanggan.
Catatan: total tagihan pelanggan yang dibebankan di kartu kredit harus sama dengan total tagihan pada "ringkasan order".
Setelah pengecekan akhir total tagihan, langkah terakhir adalah klik "bayar".
Pembayaran Kartu Debit
Pada langkah ini pastikan Anda dan pelanggan sudah melakukan proses pembayaran terlebih dahulu di mesin EDC, sebelum mencatat proses pembayaran melalui aplikasi kasir online KAWN.
- Setelah klik "bayar" Anda akan diarahkan kepada halaman dasbor utama pembayaran.
- Pada bagian panel kanan atas terdapat berbagai pilihan metode pembayaran, Anda dapat pilih "debit".
- Pilih bank penerbit kartu debit pelanggan, kemudian masukkan total tagihan pelanggan.
- Catatan: total tagihan pelanggan yang dibebankan di kartu debit harus sama dengan total tagihan pada "ringkasan order".
- Setelah pengecekan akhir total tagihan, langkah terakhir adalah klik "bayar".
Pembayaran E-Money/E-Wallet
Pada langkah ini pastikan Anda dan pelanggan sudah melakukan proses pembayaran terlebih dahulu di mesin EDC, sebelum mencatat proses pembayaran melalui aplikasi kasir online KAWN.
- Setelah klik "bayar" Anda akan diarahkan kepada halaman dasbor utama pembayaran.
- Pada bagian panel kanan atas terdapat berbagai pilihan metode pembayaran, Anda dapat pilih "e-money".
- Pilih jenis e-money pelanggan, kemudian masukkan total tagihan.
- Catatan: total tagihan pelanggan yang dibebankan di e-money harus sama dengan total tagihan pada "ringkasan order".
- Setelah pengecekan akhir total tagihan, langkah terakhir adalah klik "bayar".
Pembayaran Voucher
- Setelah klik "bayar" Anda akan diarahkan kepada halaman dasbor utama pembayaran.
- Pada bagian panel kanan atas terdapat berbagai pilihan metode pembayaran, Anda dapat pilih "voucher".
- Masukkan nomor voucher, kemudian klik "simpan".
- Masukkan total tagihan pelanggan, kemudian apabila total tagihan tidak sama dengan nominal voucher.
- Sebagai contoh: total tagihan pelanggan sebesar Rp 57.000 sedangkan nominal voucher adalah Rp 50.000, maka Anda dapat menggunakan “split payment” untuk membagi dua tagihan menjadi Rp 50.000 dan Rp 7.000.
- Total tagihan Rp 50.000 dapat dilunasi dengan nominal voucher, sedangkan sisa tagihan Rp 7.000 dapat dilunasi dengan metode pembayaran lain, seperti tunai, debit, kredit atau e-money.
- Lakukan pengecekan tagihan sebelum melakukan proses pembayaran.
- Apabila proses pengecekan ulang selesai, maka Anda dapat klik "bayar".
4. Cara Membuat Order Baru dan Pindah dari Satu Order ke Order Lain.
Berikut ini adalah beberapa langkah yang perlu Anda lakukan untuk membuat order baru dan melakukan pindah order dari satu order ke order lainnya. Selamat mencoba!
- Akses dasbor kasir KAWN Anda di komputer tablet.
- Lakukan langkah ganti shift dan memulai shift pada sub bab sebelumnya.
- Setelah Anda sudah memulai shift, langkah selanjutnya adalah kembali ke halaman dasbor utama kasir KAWN dan pilih "mulai jualan".
- Setelah Anda pilih "mulai jualan" maka Anda akan masuk ke halaman dasbor pemesanan, dimana di halaman tersebut terdapat tanda "+" untuk membuat order atau pesanan baru.
- Pilih "+" untuk membuat order baru lalu Anda harus mengisi beberapa data seperti "nama pesanan" misalnya: pesanan meja 1, "nama karyawan" yang akan muncul secara otomatis, tentukan "tipe order" yang dilakukan oleh pelanggan, bisa go-food, grab-food, dine in atau take away, isi "jumlah tamu" yang hadir, tentukan "tipe transaksi" yang diinginkan oleh pelanggan, kemudian setelah semua data terisi pilih "simpan".
- Terdapat penjelasan terkait dengan "tipe transaksi"
- Normal: Apabila pelanggan menggunakan transaksi tunai atau non tunai secara langsung di kasir.
- Free of Charge: Apabila pelanggan tidak dikenakan biaya apapun karena suatu alasan, seperti ditraktir owner.
- City Ledger: Apabila pelanggan melakukan sistem pembayaran dengan termin tertentu dan meminta adanya invoice.
- Setelah Anda sudah membuat order, maka langkah selanjutnya Anda dapat segera langsung meminta pelanggan untuk memesan hidangan yang mereka inginkan. Menu dapat di klik kemudian rincian menu akan tampil di bagian sisi kanan.
- Klik "bayar" apabila pelanggan sudah selesai memesan dan ingin melakukan pembayaran.
- Klik "cetak" apabila ingin mencetak struk pembayaran.
- Klik "diskon" apabila Anda ingin menerapkan diskon pada total tagihan.
- Klik "split" apabila ingin memisahkan tagihan menjadi beberapa bagian.
- Ketika Anda sedang membuat order baru kemudian tiba-tiba Anda harus melakukan pembayaran disaat bersamaan, maka Anda dapat melakukan pindah antar akun order yang sedang aktif.
- Cara yang dapat Anda lakukan adalah dengan kembali ke dasbor utama order/pemesanan, kemudian Anda pilih simbol kertas atau disebut dengan "list pesanan".
- Setelah Anda klik "list pesanan" akan muncul semua list pesanan yang sudah Anda buat selama Anda shift, kemudian pilih pesanan yang membutuhkan tindak lanjut.
- Pada fitur ini Anda juga dapat melakukan kustomisasi pesanan, dengan melakukan penambahan pesanan, hapus pesanan dan melakukan pembayaran.
5. Cara Menerapkan Surcharge Pada Pesanan
Terkadang owner bisnis memberlakukan surcharge atau biaya tambahan terhadap tipe-tipe order tertentu. Besaran nilai surcharge pun biasanya ditentukan sesuai dengan kebijakan manajemen masing-masing.
Karyawan dapat mengetahui tipe-tipe order mana saja yang memberlakukan surcharge dengan melakukan langkah-langkah sebagai berikut:
- Masuk ke dasbor order/pemesanan kemudian klik "tipe order".
- Setelah Anda klik "tipe order" maka Anda akan diberikan rincian jenis-jenis tipe order, seperti go-food, dine in, take away, reseller dan lain-lain.
- Tipe order yang memberlakukan surcharge biasanya sudah ada keterangannya di bagian sisi kanan dengan tulisan "surcharge applied".
- Pilih tipe order yang menerapkan sistem surcharge, lalu Anda dapat kembali ke halaman dasbor order/pemesanan.
6. Cara Menonaktifkan Produk yang Tidak Tersedia
Terkadang produk yang Anda jual kepada pelanggan, sudah tidak bisa dijual lagi karena beberapa alasan. Bisa jadi karena bahan sudah tidak diproduksi atau mungkin produk tersebut tidak terlalu diminati oleh pelanggan.
Terdapat beberapa langkah yang dapat Anda lakukan untuk menonaktifkan produk tersebut agar tidak muncul di tampilan display menu. Berikut ini adalah langkah-langkahnya:
- Akses dabor kasir KAWN Anda di komputer tablet.
- Pilih "produk" pada bagian sisi kiri atas.
- Setelah Anda klik "produk" maka Anda diharuskan memasukkan "kode pin user" untuk masuk ke dasbor pengaturan.
- Setelah masuk ke dasbor pengaturan, Anda dihadapkan pada rincian produk yang memiliki toggle "tersedia" dan "tidak tersedia".
- Anda dapat menggeser toggle tersebut sesuai dengan kebutuhan.
7. Cara Mencetak Ulang Struk Transaksi yang Sudah Selesai
- Akses dasbor kasir KAWN di komputer tablet.
- Pilih "laporan transaksi" pada bagian kiri tengah.
- Setelah Anda klik "laporan transaksi" maka Anda diharuskan memasukkan "kode pin user" untuk masuk ke dasbor rekapan laporan transaksi.
- Gunakan filter untuk memudahkan Anda mencari rekapan transaksi yang sudah selesai dilakukan.
- Pilih "cetak laporan" apabila Anda ingin mencetak ulang transaksi yang sudah selesai.
- Setelah Anda klik "cetak laporan" maka akan muncul laporan transaksi tersebut lalu Anda klik laporan tersebut untuk mencetak ulang.
- Setelah Anda klik laporan tersebut, kemudian akan muncul rincian laporan transaksi, kemudian Anda klik simbol "cetak" untuk mencetak ulang.
- Pada saat Anda klik simbol "cetak" akan muncul 2 pilihan cetak, yakni "transaksi" untuk mencetak struk transaksi per meja atau "item" untuk mencetak struk transaksi per hidangan.
- Langkah terakhir adalah melakukan proses otorisasi melalui penginputan "kode pin user" yang hanya bisa dilakukan oleh supervisor, manajer atau owner bisnis.
Berikut diatas adalah beberapa panduan awal untuk menggunakan aplikasi kasir online KAWN. Semoga panduan ini bermanfaat dan tetap pantau terus artikel panduan lainnya agar Anda semakin paham dan handal dalam mengoperasikan KAWN.
Sampai jumpa dilain kesempatan!
